Mikä on
ostolasku?
Ostolasku on dokumentti, jonka myyjä lähettää ostajalle ilmoittamaan tuotteen tai palvelun hinnasta ja siitä, miten ja milloin maksu tulee suorittaa.
Ostolasku sisältää yleensä seuraavat tiedot:
1. Myyjän tiedot: nimi, osoite, yhteystiedot ja y-tunnus.
2. Ostajan tiedot: nimi, osoite, yhteystiedot ja y-tunnus.
3. Laskun päivämäärä.
4. Tuotteen tai palvelun kuvaus: Mitä ostaja on ostanut, kuinka paljon ja mihin hintaan.
5. Maksuehdot: Milloin maksu on suoritettava ja millä tavalla.
6. Verot: Laskulla tulee olla eriteltyinä arvonlisäverot tai muut mahdolliset verot.
Ostolasku on siis yksityiskohtainen kirjanpito siitä, mitä yritys on ostanut ja kuinka paljon se on maksanut näistä tuotteista tai palveluista. Se on keskeinen osa yrityksen kirjanpitoa ja taloushallintoa.
Sähköiset ostolaskut ovat nykyisin yleisiä, ja ne voidaan tallentaa ja käsitellä sähköisessä muodossa.
Mikä on
sähköinen laskutus?
Sähköinen laskutus, eli e-laskutus, on prosessi, jossa laskut luodaan, lähetetään, vastaanotetaan ja arkistoidaan digitaalisessa muodossa.
Sähköisen laskutuksen tavoitteena on vähentää paperin käyttöä, nopeuttaa laskutusprosessia, parantaa tietojen tarkkuutta ja helpottaa laskutietojen analysointia.
Sähköisen laskutuksen keskeiset osa-alueet ovat:
1. Laskujen luonti: Myyjä luo laskun järjestelmässään. Laskun tiedot voivat olla peräisin esimerkiksi myynti-, toimitus- tai ajanhallintajärjestelmistä.
2. Laskujen lähetys: Lasku muunnetaan sähköiseen muotoon, esimerkiksi XML-tiedostoksi, ja lähetetään ostajalle. Laskut voidaan lähettää eri tavoilla, kuten sähköpostitse, verkkolaskupalvelun kautta tai suoraan ostajan taloushallintojärjestelmään.
3. Laskujen vastaanotto ja käsittely: Ostaja vastaanottaa laskun omassa järjestelmässään, joka purkaa laskun tiedot käsiteltäväksi. Järjestelmä voi tarkistaa laskun tiedot automaattisesti ja tehdä esimerkiksi hyväksymis- tai maksuehdotusten valmistelua.
4. Laskujen arkistointi: Sekä myyjän että ostajan on arkistoitava laskut kirjanpitolainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Sähköisessä muodossa olevat laskut voidaan säilyttää digitaalisessa arkistossa, joka mahdollistaa helpon haun ja raportoinnin.
Sähköinen laskutus tarjoaa monia etuja perinteiseen paperiseen laskutukseen verrattuna. Se voi säästää aikaa ja rahaa, parantaa tietojen tarkkuutta, helpottaa laskujen käsittelyä ja seurantaa, vähentää paperin kulutusta ja parantaa yleistä taloushallinnon tehokkuutta. Lisäksi se mahdollistaa automaation, mikä vähentää manuaalista työtä ja mahdollisia virheitä.
Mitä on
ostolaskujen kierrätys?
Ostolaskujen kierrätysjärjestelmä on automatisoitu järjestelmä, joka käsittelee ostolaskuja alusta loppuun saakka. Tällaisen järjestelmän avulla yritykset voivat vastaanottaa, käsitellä ja maksaa ostolaskut tehokkaasti ja virheettömästi. Järjestelmä voi olla osa yrityksen taloushallintojärjestelmää tai erillinen palvelu, joka on integroitu muihin järjestelmiin.
Ostolaskujen kierrätysjärjestelmä toimii yleensä seuraavasti:
1. Laskun vastaanotto: Järjestelmä vastaanottaa sähköiset laskut suoraan myyjältä tai verkkolaskuoperaattorilta. Myös paperilaskut voidaan skannata ja muuntaa sähköiseen muotoon.
2. Laskun tarkistus: Järjestelmä tarkistaa laskun tiedot automaattisesti. Se voi esimerkiksi varmistaa, että laskun tiedot ovat oikein ja että lasku vastaa tilausta tai sopimusta.
3. Laskun hyväksyntä: Järjestelmä ohjaa laskun oikealle henkilölle tai tiimille hyväksyttäväksi. Hyväksyjä voi tarkistaa laskun tiedot ja hyväksyä tai hylätä laskun. Joissakin järjestelmissä on myös mahdollista tehdä laskun hyväksyntä automaattisesti tietyissä tilanteissa.
4. Laskun maksaminen: Hyväksytty lasku siirretään maksujärjestelmään, joka hoitaa laskun maksamisen määräpäivänä.
5. Laskun arkistointi: Lopuksi lasku arkistoidaan digitaaliseen arkistoon. Arkistoitu lasku on helppo löytää ja tarkastella tarvittaessa.
Ostolaskujen kierrätysjärjestelmän avulla yritykset voivat tehostaa ostolaskujen käsittelyä, vähentää manuaalista työtä, parantaa tiedon tarkkuutta ja nopeuttaa laskujen hyväksymistä ja maksamista. Järjestelmä voi myös auttaa vähentämään virheitä ja parantamaan taloushallinnon läpinäkyvyyttä.
