Haluaisitko säästää aikaa ja rahaa?
Laskutus on olennainen, mutta usein aikaa vievä osa yrityksen liiketoimintaa. Oikein hoidettuna laskutusprosessi tukee yrityksen kassavirtaa, asiakassuhteita ja yleistä tehokkuutta. Nykyaikaiset teknologiat tarjoavat mahdollisuuden automatisoida suurin osa laskutusprosessista. Automatisointi vähentää manuaalista työtä ja virheitä, parantaa kassavirran hallintaa ja vapauttaa aikaa yrityksen ydintoimintojen hoitamiseen. Tässä blogikirjoituksessa kerron pääpiirteittäin, miten sinäkin voit automatisoida yrityksesi laskutuksen. Opit myös miten tämä hyödyttää yritystäsi.
Laskutusprosessin automatisointi - mikä se on?
Laskutusprosessin automatisointi tarkoittaa sähköisen teknologian käyttöä laskujen luomisessa, lähettämisessä, seuraamisessa ja arkistoinnissa. Tämä voi tapahtua esimerkiksi erityisen laskutusohjelmiston tai taloushallinnon ohjelman avulla, joka integroituu muihin yrityksen järjestelmiin, kuten myynti- tai projektinhallintajärjestelmään. Kun myynti kirjataan järjestelmään, lasku luodaan ja lähetetään automaattisesti ilman manuaalista käsittelyä.
Laskutusautomaation edut
Automatisoitu laskutusprosessi tarjoaa useita etuja. Ensinnäkin se vähentää manuaalista työtä ja vapauttaa yrityksen ja yrittäjän resursseja muihin tehtäviin. Manuaaliset prosessit ovat myös alttiita virheille, joita voi tapahtua esimerkiksi laskun tietojen syötössä tai laskua lähetettäessä. Automatisointi vähentää näitä virheitä ja parantaa laskutuksen tarkkuutta ja luotettavuutta.
Toiseksi, automaattinen laskutus voi parantaa kassavirran hallintaa. Kun laskut lähetetään automaattisesti ja ajoissa, myös maksut saapuvat todennäköisemmin ajallaan. Lisäksi useimmat laskutusohjelmistot tarjoavat mahdollisuuden seurata laskujen maksutilannetta reaaliaikaisesti. Järjestelmä lähettää automaattisesti maksukehotuksia, jos laskuja ei makseta eräpäivään mennessä.
Kolmanneksi, automatisoitu laskutus parantaa asiakaspalvelua. Laskutus on olennainen osa asiakaskokemusta, ja sen sujuvuus vaikuttaa asiakkaan tyytyväisyyteen. Automatisoitu laskutus takaa, että asiakkaat saavat laskunsa ajallaan ja oikeilla tiedoilla.
Neljänneksi, automatisoitu laskutus auttaa sinua vastaamaan tulevaisuuden vaatimuksiin. Tulevaisuudessa verottaja tulee keräämään taloustietoja yrityksiltä reaaliaikaisesti (1). Tämä edellyttää yrityksiltä ajanmukaisia taloushallinnon ohjelmistoja. Voit siis ottaa automaation käyttöön jo nyt ja olla valmis tulevaan. Kun reagoit ennalta, säästät rahaa ja hermojasi.
Laskutuksen automatisointi - miten se tehdään?
Laskutusprosessin automatisointi alkaa tarpeiden kartoituksella. Tämä tarkoittaa yrityksen nykyisen laskutusprosessin ja tarpeiden ymmärtämistä. Onko tavoitteena säästää aikaa, parantaa kassavirran hallintaa, vähentää virheitä, parantaa asiakaspalvelua, vai kaikki edellä mainitut? Millainen on nykyinen laskutusprosessi ja millaisia haasteita siinä on?
Seuraavaksi kannattaa tutustua markkinoilla oleviin laskutusohjelmistoihin ja valita sopivin. Tärkeitä kriteereitä voivat olla esimerkiksi ohjelmiston käyttöliittymän helppous, integraatiot muihin järjestelmiin, hinta ja mahdollisuus skaalautua yrityksen kasvaessa. Netvisor on edullinen kaikkien edellä mainittujen seikkojen osalta.
Kun sopiva ohjelmisto on valittu, seuraavaksi on aika siirtää nykyinen laskutusprosessi uuteen järjestelmään. Tämä voi vaatia olemassa olevien laskutustietojen siirtämistä uuteen järjestelmään, uuden prosessin suunnittelua ja ohjelmiston käytön opettelua.
Lopuksi, mutta ei vähäisimpänä, automatisoitu laskutusprosessi kannattaa testata ja optimoida. Testaaminen varmistaa, että prosessi toimii sujuvasti ja mahdolliset ongelmat voidaan havaita ajoissa. Optimoinnin avulla prosessia voidaan jatkuvasti parantaa ja mukauttaa muuttuviin tarpeisiin.
Taloushallinnon on oltava toimivaa ja sujuvaa. Näin me Tilitaltilla ajattelemme. Jos sinua kiinnostaa toimiva taloushallinto, ota yhteyttä täältä niin keskustellaan.
Lähteet:
Comments