Tämä blogikirjoitus tarjoaa ratkaisuja ostolaskujen käsittelyn tehostamiseksi ja helpottamiseksi.
Sisältö
Mikä on ostolasku?
Ostolasku on taloudellinen dokumentti, jonka yritys saa toiselta yritykseltä ostaessaan tuotteita tai palveluita. Ostolaskut sisältävät yleensä tiedot ostetusta tuotteesta tai palvelusta, sen hinnasta, verosta ja maksuehdoista.
Mitä on ostolaskujen käsittely?
Ostolaskujen käsittely tarkoittaa laskujen
tallentamista
tarkistamista
maksuun laittoa
kirjanpitoon vientiä
Ostolaskujen käsittelyn haasteet
Ostolaskujen käsittely voi olla aikaa vievää ja monimutkaista, erityisesti pienille yrityksille, jotka eivät välttämättä omista tehokasta taloushallinnon järjestelmää. Yksi ongelmatilanne on se, kun laskumäärä kasvaa yrityksen kasvun mukana.
Ostolaskujen käsittely ei ole pelkästään paperityötä. Se vaatii tarkkuutta, huolellisuutta ja tehokkuutta. Esimerkiksi laskujen hyväksyntä ja tarkastaminen vaatii tarkkuutta.
Lisäksi ostolaskujen käsittely voi vaatia yhteydenpitoa useiden eri osapuolten kanssa, kuten toimittajien, ostajien, talousosaston ja pankkien kanssa. Kaikki tämä vie aikaa, voimavaroja ja vaatii organisointikykyä.
Tehokas ostolaskujen käsittely
Tehokas ostolaskujen käsittely ei ole mahdotonta, mutta se vaatii oikeita työkaluja ja hyviä käytäntöjä. Tässä muutama vinkki:
Automatisoi prosessit: Automaation avulla voit vähentää manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta. Monet ohjelmistot mahdollistavat ostolaskujen automaattisen käsittelyn, joka säästää aikaa ja vähentää virheitä.
Digitalisoi laskut: Digitaalisten laskujen käyttö voi tehostaa laskujen käsittelyä, sillä ne ovat helposti haettavissa, ne voidaan jakaa nopeasti ja niiden arkistointi on vaivatonta.
Käytä pilvipohjaisia järjestelmiä: Pilvipohjaiset järjestelmät mahdollistavat laskujen käsittelyn mistä tahansa, mikä lisää joustavuutta. Lisäksi useat pilvipohjaiset järjestelmät tarjoavat työkaluja laskujen käsittelyn automatisointiin.
Selkiytä prosessit: Yksinkertaista ja selkiytä ostolaskujen käsittelyprosesseja. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi hyväksyntäprosessien suoraviivaistamista tai uusien ohjeistusten laatimista ostolaskujen käsittelijöille. Hyvin suunniteltu prosessi nopeuttaa laskujen käsittelyä ja vähentää virheiden riskiä.
Kouluta henkilöstö: Varmista, että kaikki ostolaskujen käsittelyyn osallistuvat henkilöt ymmärtävät prosessin ja osaavat käyttää valittuja järjestelmiä. Koulutus on avainasemassa tehokkaan ja virheettömän laskujen käsittelyn saavuttamisessa.
Parhaat työkalut ostolaskujen käsittelyyn
Taloushallinnon ohjelmistot on suunniteltu helpottamaan ostolaskujen käsittelyä. Esimerkiksi Netvisor tarjoaa laajoja työkaluja ostolaskujen käsittelyyn. Netvisor mahdollistaa automaation, digitaalisten laskujen käytön ja monia muita ominaisuuksia.
Tässä esimerkkejä:
Tuntuuko että laskutyöt unohtuvat helposti? Netvisor muistuttaa sinua laskuista, joita ei ole vielä käsitelty.
Joskus tietyn henkilön on tarkastettava lasku ennen kuin se menee lopulliseen hyväksyntään.
Netvisoriin on mahdollista luoda kiertolistoja. Lasku menee ensin asiatarkastettavaksi esimerkiksi ostoista vastaavalle henkilölle. Kun hän on tehnyt tarkastuksen, lasku menee seuraavaksi vastuuhenkilölle hyväksyttäväksi.
Tarkastajia voi olla niin monta kuin tarpeen. Automaatio mahdollistaa joustavat kiertolistat. Esimerkiksi, tietyn toimittajan laskut voidaan kohdistaa tietylle henkilölle.
Sijaisuustoiminto helpottaa töiden hoitamista esim. loma-aikaan.
Yhteenveto
Ostolaskujen käsittely voi olla haaste, mutta oikeilla työkaluilla ja käytännöillä prosessi voi olla huomattavasti tehokkaampi ja vähemmän aikaa vievä. Automaation, digitalisoinnin, pilvipohjaisen teknologian, selkeiden prosessien ja koulutuksen avulla voit tehostaa ostolaskujen käsittelyä yrityksessäsi. Muista, että ostolaskujen käsittely on keskeinen osa yrityksen taloushallintoa, ja sen tehostaminen voi tuoda merkittäviä säästöjä sekä ajan että rahan muodossa.
Tarvitsetko apua ostolaskujen kanssa? Tilitaltti auttaa sinua. Ota yhteyttä niin jutellaan tilanteestasi.
Henrik Zitting, Savolainen kirjanpitäjä