Yrittäjänä hallitset monia tehtäviä päivittäin, ja yksi keskeisistä on yrityksesi varastonhallinta. Tässä yhteydessä inventaario nousee avainasemaan, mutta mikä se oikein on, miksi se on tärkeää, ja miten se tehdään käytännössä? Tässä blogitekstissä pureudun näihin kysymyksiin.
Inventaarion merkitys
Inventaario tarkoittaa yksinkertaisesti prosessia, jossa lasketaan ja arvioidaan yrityksen varastossa olevat valmistukseen tarkoitetut tai myytäväksi tarkoitetut tavarat. Tämä sisältää kaiken raaka-aineista valmiisiin tuotteisiin, tarvikkeisiin ja myymälän hyllyillä oleviin tuotteisiin jne. Inventaarion tavoitteena on saada tarkka kuva yrityksen varaston määrästä ja rahallisesta arvosta tiettynä ajankohtana. Tyypillisesti inventaario tehdään tilikauden päätteessä (minimissään), mutta suositeltavaa on tehdä inventaario useamman kerran vuodessa. Syitä tähän alla.
Miksi inventaario on tehtävä?
Taloudellinen selkeys ja raportointi
Tarkka tieto varastostasi auttaa sinua ymmärtämään yrityksen todellista taloudellista tilaa.
Varasto
Sitoo yrityksesi rahavaroja
Voi aiheuttaa hävikkiä ja tappioita
Inventaario on myös olennainen osa kirjanpitoa ja taloudellista raportointia, sillä se vaikuttaa suoraan yrityksen taseeseen ja tulokseen. Inventaario on siis lakisääteinen juttu.
Varastonhallinta
Inventaarion avulla voit seurata varastosi kiertonopeutta ja tunnistaa yli- tai alivarastoitujen tuotteiden ongelmia. Tämä auttaa optimoimaan varaston tasot, vähentämään hävikkiä ja parantamaan kassavirtaa.
Päätöksenteon tuki
Selkeä kuva varastotilanteesta auttaa tekemään perusteltuja päätöksiä ostojen, tuotannon suunnittelun ja hinnoittelustrategioiden suhteen. Tämä johtaa parempaan kannattavuuteen ja kilpailukykyyn.
Miten inventaario tehdään käytännössä?
Valmistelu
Ennen inventaarion aloittamista on tärkeää valmistella prosessi huolellisesti. Tämä tarkoittaa inventaario-ohjelmiston päivittämistä (jos sellaista käytetään), varaston siistimistä ja järjestämistä sekä inventaarion suorittamiseen tarvittavien resurssien, kuten henkilöstön ja ajan, allokoimista.
Laskentamenetelmät
Inventaarion voi suorittaa monin eri tavoin, riippuen yrityksen koosta ja varaston monimutkaisuudesta. Yleisimmät menetelmät ovat:
Perinteinen manuaalinen laskenta, jossa varaston kohteet lasketaan ja kirjataan käsin.
Viivakoodien skannaus, joka nopeuttaa prosessia ja vähentää virheiden mahdollisuutta.
RFID-tekniikka, joka mahdollistaa varastokohteiden automaattisen tunnistamisen ja seurannan.
Analysointi ja toimenpiteet
Inventaarion jälkeen kerätty data tulee analysoida. Tämä sisältää varastotason vertailun kirjanpitoon, puutteiden ja ylijäämien tunnistamisen sekä varaston arvon päivittämisen. Analyysin perusteella voidaan tehdä tarvittavia toimenpiteitä, kuten ylimääräisen varaston alennusmyynti tai puuttuvien varastojen täydennys.
Yhteenveto
Inventaario on kriittinen osa yrityksen varastonhallintaa ja taloudellista raportointia. Sen avulla yrittäjät voivat saavuttaa paremman ymmärryksen yrityksen varallisuudesta, optimoida varastonhallintaa ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Huolellinen valmistelu, tehokkaat laskentamenetelmät ja datan analysointi ovat avain onnistuneeseen inventaarioon.