top of page
  • Writer's pictureHenrik

Ostolaskujen automatisointi: näin ostamisesta tulee helppoa ja tehokasta

Haluatko suuryritysten käyttämät työvälineet itsellesi?


Puhelin pirisi taskussa. Asiakas soitti ja kertoi että paperilaskuja on postilaatikko täynnä.

Asiakkaani dropshipping-verkkokaupan asiakasmäärä oli kasvanut viime viikkoina. Jokaisesta verkkokaupan tilauksesta tuli erillinen lasku tavarantoimittajalta. Minulle tuli kiire avata verkkolaskun vastaanotto asiakkaalle.



Eikö ostaminen olekin nykyään helppoa? Sen kuin käytät luottokorttia lukijassa. Etenkin kuluttajalle ostaminen on tehty helpoksi.

Entäs kun perustat yrityksen? Tyypillistä on että sinulle myydään paljon laskulla.


Miksi sähköinen ostolaskutus?

Kuvittele että sinulle tulee vaikkapa 50 laskua kuukaudessa. Kuvittele sitten miltä tuntuu naputella kaikki nämä laskut verkkopankkiin. Ja sitten laittaa laskut kirjanpitäjälle.

Tässä on tyypillinen ostolaskun elinkaari:

  1. Lasku saapuu vastaanottajalle

  2. Lasku tarkastetaan että on ok.

  3. Lasku laitetaan maksuun.

  4. Lasku kirjataan kirjanpitoon kuluksi.

  5. Laskun maksusuoritus kirjataan kirjanpitoon.


Yhteensä viisi kohtaa. Ostolaskujen automaatiolla on mahdollista vähentää lista kahteen kohtaan.

  • Tarkastat että lasku on ok.

  • Laitat laskun maksuun


Nämä kaksi vaihetta on siitä tärkeitä että pystyt kontrolloimaan laskujen oikeellisuutta ja rahan liikettä. Säilytät tärkeän kosketuksen ostotoimintaan. Tiedät mihin rahaa menee. Tämä kannattaa pitää mielessä.

(Itse asiassa tarkastus ja maksuun laitto voidaan myös automatisoida. Sinun ei tarvitse siis tehdä mitään. Nämä kannattaa kuitenkin suunnitella huolella, virhealttius kasvaa nimittäin)


Ostolaskujen automatisointi vähentää työmäärääsi. Se myös vähentää manuaalisen kirjanpitotyön määrää. Näin myös kustannukset laskevat.


Automatiikka vai artesaani?


Laskuja voi käsitellä manuaalisesti artesaanityyliin jos laskuja tulee maksimissaan 10 kappaletta kuussa. Jos mennään tämän yli, on ostolaskujen sähköistys ja automatisointi jo kannattavaa.


  • Yhden ostolaskun käsittely sähköisesti: kustannus noin 1 euro

  • Yhden ostolaskun käsittely manuaalisesti: kustannus 3+ euroa.


Laskelmassa ei ole otettu huomioon oman työsi arvoa (aika jonka käytät laskujen käsittelyyn). Lisää siis se yllä oleviin lukuihin. Kun käytät sähköistä laskutusta, yhteen laskuun menee noin 10 sekuntia aikaasi.

Mitä enemmän laskuja tulee, sitä enemmän säästät.


Muista että monet suhteellisen pienetkin yritykset hyödyntävät sähköistä laskutusta. Myös ostojen automaatio on monella pienellä firmalla käytössä. Suurilla yrityksillä nämä välineet ovat käytössä kaikilla. Tehokkaimmin toimivilla yrityksillä on tapana voittaa kilpailu markkinoilla. Ethän halua olla vähemmän tehokas kuin kilpailijasi?



Sinun ei tarvitse arpoa hintojen kanssa


Vielä sananen sähköisyyden hyödyistä. Kun suunnittelet hankintoja, on hintatietous tärkeää.


"Paljonko tuote x maksoi vuosi sitten?"


Laskujärjestelmästä tieto löytyy kymmenessä sekunnissa. Olettaen että olet käyttänyt vuosi sitten sähköistä laskutusta.


Tämä on muuten hyvä huomio. Kun otat sähköisen laskutuksen käyttöön nyt, hyödyt siitä heti. Jos lykkäät sähköisyyttä vuoden päähän, sinulla ei ole vaikkapa yllä olevaa hinnan tarkistukseen liittyvää mahdollisuutta vuoden päästä.


Ei p*askan hyötyä!


Onko sinulla jo sähköinen laskutus käytössä? Etkö tunnu saavan siitä hyötyä?


Ymmärrän täysin tunnettasi. Mutta olen myös sitä mieltä että

  • järjestelmiä on todella helppo käyttää "ei-niin-tehokkaasti"

  • järjestelmäsi voi olla vaikea käyttää, suppea ominaisuuksiltaan tai muuta sellaista.

Näitä ongelmia on mahdollista ratkoa yhdessä.



Jos tarvitset apua ostolaskuasioissa, tylsä savolainen kirjanpitäjä auttaa sinua mielellään.


Henrik Zitting, savolainen kirjanpitäjä




Tiesitkö: verkkolaskulaki antaa sinulle oikeuden vaatia sähköistä laskua myyjältä. Myyjän kieltäytyminen ei siis estä sinua keventämästä laskurutiinejasi.

25 views0 comments

Comments


bottom of page